10 oder 20 Jahre? Vorsicht vor diesem Missverständnis bei der Aufbewahrungspflicht

Sowohl als Unternehmer sowie als Privatperson hat man Aufbewahrungspflichten zu berücksichtigen. Dies bedeutet, dass für bestimmte Dokumente eine Buchführungspflicht gilt, sie also archiviert werden müssen. Wichtig ist dies, damit man auch noch längere Zeit danach bestimmte Vorgänge oder Transaktionen nachvollziehen und beweisen kann. Wer sich nicht daran hält, kann im Zweifel in Beweisnot kommen. Nicht für jedes Dokument gilt dabei dieselbe Aufbewahrungspflicht der Steuerunterlagen für Freiberufler. Viele diesbezügliche Vorgaben können dem Handels- und Steuerrecht entnommen werden.

An die Aufbewahrung der Steuerunterlagen für Freiberufler selbst sind einige Anforderungen zu stellen.

• Die Unterlagen müssen vollständig und richtig archiviert werden. Nachträgliche Veränderungen sind nicht erlaubt. Zudem müssen die Dokumente lesbar und jederzeit verfügbar sein.
• Weiterhin sind die Unterlagen geordnet aufzubewahren. Hier kann ein eigenes System entwickelt werden, mit dem man sich gut zurechtfindet, so lange eine Struktur bei der Archivierung erkennbar ist.
• Die Aufbewahrung muss so geregelt sein, dass es einem sachverständigen Dritten möglich ist, innerhalb einer angemessenen Zeit eine Überprüfung vorzunehmen.

Was die Dauer der Fristen zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen angeht, kann generell zwischen 6 und 10 Jahren unterschieden werden. Die Frist beginnt dabei jeweils am Ende des Kalenderjahres zu laufen, in dem das Dokument erstellt wurde, nicht bereits am Ausstellungsdatum eines Belegs o.ä.

Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt u.a. für Geschäftsbriefe, Auftragsbücher, Bestellungen, Mahnbescheide und Lohnkonten.
10 Jahre dagegen aufgehoben werden müssen u.a. Rechnungen, Jahresabschlüsse, Quittungen, Steuererklärungen, Bankbelege und Kontoauszüge.

Was, wenn die Fristen der Aufbewahrung der Steuerunterlagen für Freiberufler nicht eingehalten werden?

Wer aus Missachtung oder Nichtwissen die Aufbewahrungsfristen nicht einhält, trägt als Steuerpflichtiger die Beweispflicht. Können Unterlagen nichts als Beweise vorgelegt werden, ist es dem Finanzamt möglich, Werte zu schätzen. Läuft dies für den Betroffenen ungünstig, kann es zu Nachzahlungen kommen. Ein Verstoß gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht kann sogar zu Geldbußen oder Freiheitsstrafen führen. Hier ist § 274 StGB einschlägig.