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5 Fehler, die Sie garantiert bei der Aufbewahrung von Steuerunterlagen machen

Die Steuer – ein notwendiges Übel, mit dem sich Privatpersonen als auch Selbstständige jedes Jahr aufs Neue beschäftigen müssen. Und mit der Steuer einher gehen auch immer eine Vielzahl an Unterlagen, Dokumenten und Belegen. Hier muss viel archiviert werden, denn schließlich werden die Unterlagen mit den Jahren eher mehr wie weniger. Um hier nicht im Papierchaos zu versinken und gänzlich den Überblick zu verlieren, sollten einige Tipps beherzigt werden, was die Aufbewahrung von Steuerunterlagen angeht. Wichtige Fehler sollten in jedem Fall vermieden werden.

  1. Keine Struktur in der Archivierung
    Die Unterlagen sorgfältig zu sortieren ist das A&O, wenn es um die Aufbewahrung von Steuerunterlagen geht. Nur kann man sich auch nach Jahren noch in der Papierflut zurechtzufinden. Alles sollte griffbereit abgelegt und gut beschriftet sein. Es ist sehr empfehlenswert, die Unterlagen so zu sortieren und zu verwahren, dass auch Freunde oder Familie darauf zurückgreifen können und sich zurechtfinden, sollten sie diese für den Besitzer zusammensuchen müssen. Dies kann etwa dann der Fall sein, wenn dieser im Krankenhaus oder anderweitig verhindert ist.
  2. Unterlagen werden zu schnell vernichtet
    Für viele Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Bis zur Rente archiviert werden sollten etwa Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder Belege über Arbeitslosigkeit.
    Elektronische Dateien können gelöscht werden
    Nur, weil Unterlagen per elektronischer Datei und nicht per Brief eingehen, verlieren sie nicht an (rechtlicher) Bedeutung. Sie sind daher ebenso zu speichern und zu archivieren wie Papierdokumente.
  3. Thermopapier wird über Jahre hinweg aufbewahrt
    Sollten Originalunterlagen auf Thermopapier gedruckt sein, kann dies ein Problem bei der Aufbewahrung von Steuerunterlagen darstellen. Tankrechnungen werden beispielsweise in der Regel auf Thermopapier gedruckt. Dieses Papier gilt als nicht dokumentenecht, da es die Eigenschaft hat, sehr schnell zu altern und zu verblassen. Eine Archivierung dieses Papiers über viele Jahre hinweg ist daher in den meisten Fällen sinnlos. Daher ist es sehr ratsam, eine Kopie des Original-Belegs anzufertigen, um diese zusammen mit dem Original aufzubewahren.
  4. Es wird nicht zwischen Privatperson und Unternehmer unterschieden
    Für Privatpersonen und Unternehmer können andere Fristen für die Aufbewahrung der Steuerunterlagen gelten. Und von diesen wiederum gibt es auch Ausnahmen. Bevor also etwas entsorgt wird, sollte genau nachgesehen werden, welche Fristen genau für dieses Dokument zutreffen.

10 oder 20 Jahre? Vorsicht vor diesem Missverständnis bei der Aufbewahrungspflicht

Sowohl als Unternehmer sowie als Privatperson hat man Aufbewahrungspflichten zu berücksichtigen. Dies bedeutet, dass für bestimmte Dokumente eine Buchführungspflicht gilt, sie also archiviert werden müssen. Wichtig ist dies, damit man auch noch längere Zeit danach bestimmte Vorgänge oder Transaktionen nachvollziehen und beweisen kann. Wer sich nicht daran hält, kann im Zweifel in Beweisnot kommen. Nicht für jedes Dokument gilt dabei dieselbe Aufbewahrungspflicht der Steuerunterlagen für Freiberufler. Viele diesbezügliche Vorgaben können dem Handels- und Steuerrecht entnommen werden.

An die Aufbewahrung der Steuerunterlagen für Freiberufler selbst sind einige Anforderungen zu stellen.

  • Die Unterlagen müssen vollständig und richtig archiviert werden. Nachträgliche Veränderungen sind nicht erlaubt. Zudem müssen die Dokumente lesbar und jederzeit verfügbar sein.
  • Weiterhin sind die Unterlagen geordnet aufzubewahren. Hier kann ein eigenes System entwickelt werden, mit dem man sich gut zurechtfindet, so lange eine Struktur bei der Archivierung erkennbar ist.
  • Die Aufbewahrung muss so geregelt sein, dass es einem sachverständigen Dritten möglich ist, innerhalb einer angemessenen Zeit eine Überprüfung vorzunehmen.

Was die Dauer der Fristen zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen angeht, kann generell zwischen 6 und 10 Jahren unterschieden werden. Die Frist beginnt dabei jeweils am Ende des Kalenderjahres zu laufen, in dem das Dokument erstellt wurde, nicht bereits am Ausstellungsdatum eines Belegs o.ä.

Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt u.a. für Geschäftsbriefe, Auftragsbücher, Bestellungen, Mahnbescheide und Lohnkonten.
10 Jahre dagegen aufgehoben werden müssen u.a. Rechnungen, Jahresabschlüsse, Quittungen, Steuererklärungen, Bankbelege und Kontoauszüge.

Was, wenn die Fristen der Aufbewahrung der Steuerunterlagen für Freiberufler nicht eingehalten werden?

Wer aus Missachtung oder Nichtwissen die Aufbewahrungsfristen nicht einhält, trägt als Steuerpflichtiger die Beweispflicht. Können Unterlagen nichts als Beweise vorgelegt werden, ist es dem Finanzamt möglich, Werte zu schätzen. Läuft dies für den Betroffenen ungünstig, kann es zu Nachzahlungen kommen. Ein Verstoß gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht kann sogar zu Geldbußen oder Freiheitsstrafen führen. Hier ist § 274 StGB einschlägig.